Każda praca powinna być tak wydajna, jak to tylko możliwe. Nie inaczej jest oczywiście z pracą biurową. By zwiększyć jej efektywność i przynoszony przez nią przychód, warto stosować różne programy biurowe. Poniższy artykuł skupi się na przedstawieniu, jakie programy do pracy biurowej najlepiej wykorzystywać.
Oprogramowanie biurowe – pakiety biurowe
W skład takich pakietów zwyczajowo wchodzą edytor tekstu, program do przygotowywania prezentacji, arkusz kalkulacyjny. Często spotyka się także oprogramowanie biurowe ułatwiające pracę zespołową, notowanie, nadzór nad zadaniami czy notowanie. Tego rodzaju aplikacje biurowe są oferowane przede wszystkim w pakiecie Microsoft Office. Usługa Office 365 to pakiet aplikacji zawierający najlepsze narzędzia do pracy biurowej. Jego popularnymi zamiennikami o niemal identycznych funkcjonalnościach są LibreOffice czy OpenOffice.
Program biurowy Word służy przede wszystkim do edycji tekstu. Jednak jego funkcje pozwalają na dalece więcej, niż tworzenie samych bloków schludnie sformatowanego tekstu. Przeciwnie – wykorzystując Word można konstruować estetycznie atrakcyjne oferty biznesowe czy biuletyny wewnętrzne. Aplikacja biurowa Excel służy do obliczeń oraz gromadzenia dużych ilości danych w przystępnej formie. Co więcej, tworzone w niej tabele można zautomatyzować. W ten sposób dane obliczane w jednej komórce będą przekładane przez program na treść innych komórek. Jest to ogromna zaleta zwłaszcza dla osób dokonujących bardzo złożonych obliczeń. Ręczne ich dokonywanie wiązałoby się z za dużym ryzykiem pomyłki.
W skład oprogramowania biurowego MS Office wchodzi także PowerPoint. Jego funkcją jest przygotowywanie prezentacji. Te zaś są nieodłączną częścią pracy biurowej. To właśnie w takiej postaci składane są raporty do zarządu czy wyższego kierownictwa. To atrakcyjna wizualnie prezentacja oferty skłoni kontrahenta do podpisania umowy czy pomoże zmiażdżyć konkurencję podczas kluczowego przetargu. Programem biurowym PowerPoint można osiągnąć naprawdę bardzo wiele. Zawiera on wiele gotowych, profesjonalnych szablonów prezentacji czy efektów, jakie można doń dodać. Bardziej kreatywne osoby mogą stworzyć autorski szablon – np. zgodny z identyfikacją wizualną danej firmy.
Pakiet Office wyróżnia się także programem biurowym Teams, służącą do pracy zdalnej czy po prostu zespołowej. Można urządzać w niej wirtualne spotkania zespołów lub też jeden na jeden. Możliwe jest także zlecanie zadań i narzucanie im nieprzekraczalnych deadline’ów.
Najpopularniejsze programy komputerowe – zamienniki
Cechą gospodarki rynkowej jest konkurencyjność. Oznacza to, że dla każdego oferowanego przez daną firmę produktu/usługi istnieje minimum jeden zamiennik. Zasada ta obejmuje, rzecz jasna, także producentów oprogramowania biurowego. Microsoft jest wielką, międzynarodową firmą. Podobnie jak Google. On również oferuje swój pakiet aplikacji biurowych. W jego skład wchodzą aplikacje o dokładnie takich samych funkcjach. Są to – Dokumenty Google, Arkusze Google, Prezentacje Google oraz Google Hangouts służące do spotkań. Pod względem oferowanych funkcjonalności różnią się od produktów Microsoftu jedynie szczegółami, w wielu przypadkach nieistotnymi.
Co więc może stanowić przewagę konkurencyjną pakietu Google? Przede wszystkim – darmowość. Aby uzyskać doń dostęp, wystarczy z pomocą kilku kliknięć założyć konto Google. Co więcej – w Google’u można stworzyć przestrzeń firmową. Poza nadaniem mailom służbowym domeny w formacie @nazwafirmy.pl możliwe stanie się zabezpieczenie takich danych przed wścibskimi z zewnątrz.
W biurze przydadzą się także bazy danych. Są one wykorzystywane do ewidencji zamówień, pracowników, wypłat czy rozliczeń podatkowych. Lista ich zastosowań jest niemal niewyczerpana. Do baz danych dobrze sprawdzi się oprogramowanie biurowe Microsoft Access. Pozwala on na ich tworzenie przy braku znajomości programowania.
Każdy z programów do pracy biurowej od Microsoftu jest płatny. Im więcej pracowników, tym większa liczba licencji uprawniających do dostępu do pakietu aplikacji biurowych. W naprawdę dużych organizacjach mogą być to pokaźne sumy. Chcąc oszczędzić na kosztach, warto więc decydować się na pakiet Google. Dokładnie takie same funkcjonalności za darmo oferują LibreOffice oraz OpenOffice. Jednak te dwa pakiety oprogramowania biurowego mają pewną wadę, która czyni z nich głównie aplikacje do zastosowań prywatnych. Jest to brak zapisywania danych w chmurze. Jest ona zewnętrznym, administrowanym przez producenta serwerem. Przechowywanie wszystkich plików na własnym, komputerowym dysku naraża je na nieodwracalne przepadnięcie w razie awarii. A te częściej dotyczą komputerów osobistych, niż wielkich serwerowni.
Programy biurowe to nie tylko pakiety biurowe!
Wspomniane w poprzednich częściach artykułu pakiety to najbardziej oczywiści towarzysze prac biurowych. Warto także zaopatrzyć się w aplikacje mogące odczytywać format PDF. To właśnie w nim najlepiej przesyłać dokumenty między różnymi urządzeniami. Gwarantuje to jednakową formę przy każdym otwarciu. Formaty edytowalne nie są w stanie zapewnić takiej gwarancji, a przy tym edytory nie otwierają PDF-ów. Najpopularniejszym programem komputerowym z tej kategorii jest prawdopodobnie Adobe Acrobat Reader.
Od niepamiętnych czasów biura słyną z karteczek przylepnych. Z ich pomocą zapisuje się najważniejsze informacje czy zostawia informacje dla akurat nieobecnych kolegów i koleżanek. Jednak i one zostały przekształcone do wersji cyfrowych. Dzięki temu można oszczędzić papier, a także uchronić się przed możliwym spadnięciem czy zerwaniem karteczki. Microsoft oferuje program Sticky Notes. Jego alternatywami od innych organizacji mogą być programy do pracy biurowej:
- Simple Sticky Notes,
- StickyNote,
- Widget 4+ (dla urządzeń firmy Apple).
W biurach odbywa się także księgowość. Tejże nie sposób dokonywać pakietami biurowymi – brak w nich bowiem stosownych narzędzi. Programy do pracy biurowej z tej kategorii pochodzą od zupełnie innych producentów. Przykładowe programy oferuje firma InsERT. Aplikacje biurowe Rachmistrz pozwalają na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, naliczanie podatków zryczałtowanych. Z kolei programy do pracy biurowej z oferty Rewizor pozwalają na prowadzenie pełnej księgowości. Równie jakościowe narzędzia oferuje Comarch w swoim systemie ERP o nazwie Optima. Jedną z jego funkcji jest właśnie pełna księgowość – tworzenie JPK, rozliczanie wszelkich podatków czy wystawianie faktur. Co ważne, ten produkt (jak większość ERP) posiada także inne moduły. Ich dobór zależy od indywidualnych potrzeb. Jednak jako przykłady możliwości ERP od Comarchu można podać także:
- zarządzanie kadrami i płacami,
- nadzór nad stanem magazynu i zamówieniami,
- obsługę klienta.
